飲食店でよくあるお悩みのひとつに「ピークタイムに来た電話に出られない」というお悩みがあります。
近年はどの飲食店も人手不足が深刻化しており、電話に出たくてもスタッフ全員が手一杯で難しいケースがどうしても生じがちです。ただ、その電話が予約や問い合わせ電話であった場合、売上を逃してしまっているといっても過言ではありません。
こうしたお悩みの解決策としておすすめなのが、電話代行サービスのご活用です。
本記事では飲食店にありがちな電話のお悩みに対し、電話代行サービスを利用するとどんなメリットが得られるのか、選び方のポイントと合わせてお伝えします。
「自身の飲食店の顧客満足度を高めたい」「新規予約数を伸ばして売上アップにつなげたい」とお考えの経営者様、責任者様はぜひご参考にしてみてください。
もくじ
飲食店にありがちな電話対応のお悩みとは？
（カフェの場合は午後～夕方、居酒屋の場合は夜にピークを迎えます）
ピークタイムには来客が集中し、調理・提供・会計・ご案内などさまざまな業務を分担して行わなければうまく回りません。また年末年始やお盆休み、GWなどの繁忙期は、ピークタイムも長くなる傾向にあります。
それ以外の時間はアイドルタイム（閑散時間帯）である場合が多いですが、次のピークに備えた仕込み、食材の補充、発注、清掃などの仕事が山積みです。
そんな中、飲食店経営においてネックになりがちなのが「電話対応」ではないでしょうか。
飲食店でよくあるお悩み
- 人手不足で電話対応まで手が回らない
- 電話対応を優先すると業務が滞る
- 丁寧な電話対応ができるスタッフが少ない
- 伝達事項が上手く伝わらないことがある
人手不足で電話対応まで手が回らない
飲食店の多くは、コストカットのために最低限のスタッフ数で業務を回しています。
たとえ予約の電話だったとしても、全員が接客に入っていると電話に出られない場合が少なくありません。せっかく電話をしてきてくださったお客様をみすみす逃してしまうことにもつながります。
また電話に出るとしても、限られたスタッフのうち誰か1名は最低でも数分にわたって業務の手を止めなければならず、業務上の大きな負担となってしまいます。
電話対応を優先すると業務が滞る
問い合わせ電話の場合、対応に時間を割かざるを得ないケースも多いものです。特にアレルギー対応の問い合わせやクレームなどについては、丁寧な対応が求められます。
しかし先述のとおり、飲食店は最少人数で運営されているケースが非常に多く見られます。
このような状況で電話対応に時間を取られてしまうと、仕込みや調理、提供などが遅延し、飲食店としての評判を落としかねません。
丁寧な電話対応ができるスタッフが少ない
店舗にもよるものの、一般的に飲食店はスタッフの入れ替わりが激しい傾向にあります。時には学生スタッフや新人スタッフが電話に出ざるを得ない場合もあるでしょう。
電話対応の経験が少ないスタッフが対応に当たった場合、対応に不備がありお客様の不満を招いてしまう可能性もあります。
伝達事項が上手く伝わらないことがある
飲食店に対する電話の中には、お客様や仕入れ先からの重要な伝達が含まれていることがあります。
その場に責任者が居れば即時報告ができますが、責任者が不在だったり、店舗が忙しくなったりした場合、連絡内容の伝え漏れ・すれ違いが発生することがあります。
後からでも責任者に報告できれば問題ないのですが、責任者に話が伝わらないまま時間が経ってしまうと、重大なトラブルに発展する恐れがあります。
飲食店こそ電話代行サービスがおすすめ！
結論から言えば、飲食店を経営するなら電話代行サービスをご活用されることをおすすめします。
そもそも、飲食店にかかってくる電話は予約など急ぎの用件がほとんどです。とりわけ予約電話の場合は、早めの対応が望ましく、電話を逃す＝顧客を逃すといっても過言ではありません。
にもかかわらず、人数や業務の流れによっては、すぐに電話に出られないケースも多いですよね。わざわざお電話を下さっているのに出られず、顧客を逃してしまうのは非常にもったいない事だといえるでしょう。
また飲食店には求人応募の電話が直接かかってくる場合も多いです。
人材の確保は飲食店にとって永遠の課題ですので、なるべく早くレスポンスをすべきでしょう。
「人手が足りず対応が回らない」「予約電話に出られなくて売上が伸びない」と感じられているようならば、ぜひ電話代行サービスをご活用してみてください。
電話代行サービスとは
電話代行サービスをおすすめしましたが、そもそも電話代行サービスとはどのようなサービスなのでしょうか？
電話代行サービスはご依頼者様に代わり、かかってきた電話へ応対をするサービスです。
ピークタイムや人手不足により手が離せない場合でも、専任のオペレーターが代わりに電話に出てくれます。その際には丁寧な対応を行い、用件や氏名、会社名などを聞いた上で報告をしてくれる仕組みです。
料金は月額制となりますが、月数千円からのリーズナブルな価格で利用できる点が大きな魅力となっています。
なお、電話代行サービスの対応可能時間帯は朝～夜（10：00～18：00または19：00）である場合が多いですが、提供業者によっては夜間を含めた24時間対応をしているところもあります。
業者によっては年末年始やお盆、GWなどの繁忙期でも代行を依頼できる場合があり、忙しい飲食店の大きな支えとして活用可能です。
飲食店が電話代行サービスを利用するメリット
飲食店が電話代行サービスを利用するメリットは以下の５つです。
- 忙しい時間帯でも確実に電話対応ができる
- 予約数の増加につながる
- 少人数シフトでも仕事がスムーズに回せるようになる
- 重要業務に集中でき、サービスの質を高められる
- 店舗の印象アップにつながる
電話代行サービスは一次対応のみ（用件のヒアリングや取次など）に対応している場合が多いのですが、それでも「お客様からの電話を無視することなく対応ができる」というのは大きな魅力です。
ご予約の電話であれば仮予約ということで電話代行スタッフに対応してもらい、手が空いたときに本予約として再度連絡、詳細の打ち合わせや注意事項の伝達などもできます。
「電話がつながらないので別の店で予約する」という顧客を逃しにくくなるため、売上アップにもつながる可能性があるでしょう。
業務中に電話対応で時間を取られることがなくなれば、仕込みや調理、来店されたお客様への対応に集中しやすくなる効果もあります。慌ただしさを感じさせない丁寧な接客・調理ができれば、サービスの質も高まり、お客様の満足度向上にもつながります。
プロのオペレーターの丁寧な電話対応により電話口で良い印象を与えられれば、お店全体の印象アップにもつながるでしょう。
飲食店が電話代行サービスを選ぶときのポイント
飲食店で電話代行サービスを導入する際には、以下を意識して選ばれることをおすすめします。
- コストが低く応対の質が良い
- 連絡の報告が早い
- 緊急連絡に対応している
- 対応可能時間帯が営業時間に合っているか
コストは低いに越したことはありません。
また上記の中でも「オペレーターの応対品質」は非常に重要です。
電話代行サービスにおいて応対品質が重要な理由
飲食店においてはグルメレビューや口コミを参考にお店を探されるお客様が多く、検討〜来店までの段階においては「予約電話で初めてお店との接点を持つ」という場合も少なくありません。
そんな中、いざ予約をしようとして電話をかけたものの、電話口での話し方や態度が悪かったとしたらどうなるでしょうか。
おそらくお客様は「対応が良くないので別の店にしよう」と電話を切ってしまうことでしょう。人によってはお店そのものに嫌悪感を抱いてしまうかもしれません。
反対に電話での第一印象が良好だった場合は、お店に対し好印象を抱きやすくなるものです。
他のお店の候補が多い業界だからこそ、今後の利用やリピートにもつながる重要な要素として「応対の丁寧さ」を追求しましょう。
連絡の速さや緊急連絡、稼働時間帯も要チェック
そのほか、連絡の早さ、緊急連絡への対応、時間帯も重要な要素です。
時間帯については、営業時間内に電話代行を頼めるかを必ず確認しましょう。
夜〜深夜や早朝から営業している飲食店では、24時間対応可能な電話代行サービスを選んだほうが使い勝手も良くなります。
飲食店での電話対応をスマートに！電話代行サービスならスマイルコール
今までスタッフや責任者が対応していたお客様からのお電話。電話代行サービスを活用することで、スタッフの人数や繁忙の程度にかかわらず丁寧な電話対応ができるようになります。人手不足に陥りがちな飲食店において、これほど心強いサービスはありません。
スマイルコールでは、格安でご利用いただける電話代行サービスをご提供しております。
継続しやすい低価格ながらも、プロのオペレーターが対応に当たりますので、お客様からの印象も良くなり、店舗全体の評価アップにも貢献いたします。
またオプションのご利用により、かかってきたお電話の内線取次やお電話での即時報告も可能です。
営業電話やいたずら電話を除いて重要なお電話のみ取次・電話連絡をいたしますので、優先度の高い連絡のみに対応できるようになり、業務中のタイムロスを防げます。
「電話対応の手間やタイムロスを減らして営業に集中したい」
「人手不足で電話対応が遅れたり、予約を逃したりしがち」
「お客様の印象をアップさせてより多くの来客を実現したい」
このようにお考えのオーナー様、店長様は、ぜひスマイルコールの電話代行サービスをご活用ください。