近年、弁護士および法律事務所では電話代行サービスを利用されるケースが増えています。
「弁護士倫理に反するのではないか」と懸念される方も多いかもしれませんが、実際には東京弁護士会による「独立開業マニュアル東弁版」において電話代行サービスを推奨する記述があり、弁護士倫理上の問題はありません。
これをお読みになっている弁護士先生方の中にも、電話代行サービスが気になっている方が多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、なぜ電話代行サービスが弁護士におすすめなのか、根拠となる“電話代行サービスのメリット”、利用に向いている方、業者選びのポイントを解説いたします。
本記事をご参考にしていただき、ご多忙な業務の効率化、および負担減につなげていただければ幸いです。
もくじ
メリット多数！弁護士に電話代行サービスがおすすめな理由
弁護士や法律事務所において電話代行サービスを導入するとさまざまなメリットが得られます。
- 電話対応を外注することで重要業務に集中できる
- 外出時にも受電が可能になる
- 採用、教育にかかる手間とコストを抑えられる
- 新規受任の機会が増える
- 依頼者の信頼獲得につながる
詳しく見てみましょう。
電話対応を外注することで重要業務に集中できる
ひとりまたは少人数で事務所を開業する際によくあるのが「コア業務で忙しく、電話になかなか出られない」「電話対応のたびに集中力が途切れてしまい、業務が進まない」というお悩みです。
電話代行サービスで電話対応を外注してしまえば、事務所にかかってくる無数の電話への一次対応を省略できます。
また電話対応で集中力を途切れさせられることもなくなるので、業務が効率よく進められるようになります。
外出時にも受電が可能になる
弁護士業務においては依頼者の相談のために出張したり、裁判所等の関連機関へ出向いたりと外出の機会も多いものです。
事務所を不在にする場合、事務スタッフがいれば対応を任せられるでしょう。しかし1～2人の少人数で事務所を営んでいる場合、事務所内に誰もいない時間がどうしても生まれがちです。
既存顧客や関係者であれば個人の携帯番号にかけてもらえば事足りますが、新規のご依頼主については事務所の電話番号に電話がかかってきます。転送電話などを活用しない限りは、不在時に電話に出ることは難しいでしょう。
電話代行サービスを利用すれば、外出時・内勤時にかかわらず電話対応をしてもらえます。さらにかかってきた電話の内容はまとめて報告してもらえるので、折り返し連絡も容易におこなえます。
採用、教育にかかる手間とコストを抑えられる
電話番をしてもらうために事務スタッフを雇う場合、採用活動を行わねばならず、どうしてもコストがかかります。
また採用した後は時間をかけて研修・教育を行うことでやっと一人前に成長してくれますが、そのスタッフが離職した場合は再度採用活動～教育に時間とコストを欠けなくてはなりません。
電話代行サービスであれば、はじめからプロのオペレーターへ電話対応を依頼できるので、採用・教育にかかるコストや人件費がかかりません。離職や休職などのリスクもないので、人員補充に時間とコストを割く必要もありません。
新規受任の機会が増える
新規依頼者の多くは電話やHPから相談・問い合わせを行いますが、ほとんどの依頼者は電話がつながらないと「他の弁護士や法律事務所に相談しよう」となるケースが大半。
つまり、電話に出られないということは、新規の依頼を取りこぼすことにもなりかねないというわけです。
電話代行サービスで依頼者からの相談、問い合わせへの一次対応を行うことで、新規受任のチャンスが生まれます。
案件数に伸び悩んでいたり、案件数を増やしたいと思っていたりする先生方は、電話代行サービスで機会損失を防ぐことが重要です。
依頼者の信頼獲得につながる
依頼者側から見て「いつでもすぐに電話に出てくれる」というのはかなり重要です。
大事な連絡があったり、事件等で進展があり急ぎの連絡をしたかったりするとき、すぐに連絡がつく弁護士に対しては大きな安心感、信頼感が生まれます。
一方、電話してもいつもすぐに出てくれなかったり、何度電話をしてもつながらなかったりするとどうでしょうか。恐らく信頼は薄れてしまい、「ここの先生（事務所）は信用できないのではないか」という疑念が生まれることでしょう。
電話代行サービスで「営業時間内（または時間外）にすぐ電話に出てくれる」というイメージ付けができれば、依頼者との信頼関係が築きやすくなります。
また対応スピード、対応時の態度などは案件終了後の満足度にも密接にかかわってきます。
満足度の高い依頼者は知人への紹介を行ってくれるなど、将来の受任数に良い影響をもたらす可能性もあります。未来への種まきとして、電話代行サービスを上手に活用されることをおすすめします。
電話代行サービスの利用に向いている弁護士・事務所とは？
電話代行サービスの利用に向いているのは、独立したての弁護士や1～2名体制の小規模な弁護士・法律事務所です。
1.独立したての弁護士
独立したての状態では事務スタッフを確保することも難しいため、弁護士自身が電話応対にあたるケースがほとんどです。
そして独立直後には営業支援、広告などの営業電話が多くかかってくる傾向にあります。
1件あたりの時間こそ数分であっても、営業電話に随時対応してしまえばコア業務（起案など）に割ける時間は短くなってしまいます。
結果として受任できる件数が少なくなったり、実績が積めず事務所に対する評価・信頼などが築きにくくなってしまうジレンマに陥ったりする可能性もあるでしょう。
電話代行サービスを活用し電話対応を外注すれば、重要業務に集中できるようになります。
また受電数の増加にもつながるため、より多くの新規依頼を受任できる可能性も高まるでしょう。
2.小規模な弁護士・法律事務所
1～2名の小規模な弁護士・法律事務所では、自身やもう一人の先生が外出しているときに電話がかかってくると対応が難しくなる場合があります。
そもそも少人数のため電話対応できる時間・タイミングにも限界があるのです。
既存の依頼者から弁護士に直接電話してもつながらない場合、事務所へ連絡が来ます。
しかし電話をかけたのに何度も不在だったり、連絡内容が緊急の用件であるにもかかわらず電話に出られなかったりしたら、依頼者の信頼を失うことにもなりかねません。
ひとたび「電話がなかなかつながらず信頼に欠ける事務所」というイメージがついてしまうと、新規相談の電話件数も次第に減っていき、受任件数にも影響が及ぶ可能性があります。
在籍弁護士が不在がちで（または多忙で）電話になかなか出られないようならば、電話代行サービスをうまくご活用されることを強くおすすめします。
弁護士が電話代行サービスを選ぶ際のポイント
弁護士が電話代行サービスを選ぶ際には次の5つをチェックしましょう。
条件を満たす電話代行サービスを選ぶことで依頼者からの印象も良くなり、受任数の増加につながる可能性が高まります。
- セキュリティ体制が整っている
- メールやチャットツールで報告してもらえる
- 弁護士事務所での導入事例がある
- オペレーターの対応品質が高い
- 継続利用しやすい価格設定である
①セキュリティ体制が整っている
弁護士、および法律事務所が電話代行サービスを利用する際は、セキュリティ体制が整っている業者を選びましょう。
弁護士や法律事務所宛ての電話は、営業電話を除くと依頼主からの相談や業務連絡など、個人情報および秘匿性の高い情報が含まれているケースがほとんどです。
また時には依頼者本人、および依頼者の家族を装って情報を聞き出そうとする人からの電話がかかってくることもあります（その多くは訴訟・調停で争っている相手です）。
依頼者や進行中の訴訟・交渉等の情報が漏れるのを防ぐためにも、個人情報の取り扱いが適切である証の「Pマーク（プライバシーマーク）」を取得している業者や、電話口での個人情報の扱いが徹底している業者へ依頼されることをおすすめします。
②メールやチャットツールで報告してもらえる
弁護士業務においてはクライアントとの面談や相談会などで事務所を不在にする事も多いものです。
そのため電話代行サービスを利用する際には、メールやチャットツール、アプリなどで報告履歴を確認できる業者を選びましょう。
電話で対応報告がくるタイプの電話代行サービスの場合、業者から電話をもらっても状況によっては出られないことがあります。
しかしメールやチャットツール、アプリであれば、出先や移動中など通話ができない場所でも応対履歴が確認でき、大変便利です。
使い勝手にも大きくかかわってくる部分ですので、報告の方法、使用ツールについては必ず確認しておきましょう。
③オペレーターの対応品質が高い
弁護士や法律事務所では、電話が依頼者や提携業者等の一次窓口になるケースが多く見られます。そして電話口の相手に良好なイメージを持ってもらうには、電話対応の丁寧さや臨機応変さといった対応品質が重要です。
顔の見えない電話口において、ものの数分で「相談しやすそう」「信頼できそう」という印象を持ってもらうには、プロの技術を持つオペレーターがいる電話代行業者へ依頼する必要があります。
よって業者探しの際には、オペレーターが研修を受けているか、ヒアリングなど細かな事例に対応しているかもチェックしておきましょう。
なお、オペレーターの技術がわかりにくい場合は、対応時のボイスサンプルや電話相手とのやり取りの例などを確認するのも良い方法です。
実際の対応がどのようなクオリティなのかを確認することができます。
④継続利用しやすい価格設定である
電話代行サービスを選ぶ際には継続利用しやすい価格設定かどうかも必ず確認しておきましょう。
料金が高すぎると、毎月のコストを逼迫するだけでなく、受任件数が減って収入がダウンした際に大きな痛手となってしまうからです。
高い料金に見合ったサービスが受けられるのであればよいのですが、継続利用できなくなるとご自身で電話対応をするか、事務スタッフを雇う必要が生じます。
後者の場合は計画通りに採用できるかわかりませんし、採用できたとしても教育・人件費等のコストもかかります。
特に独立したての時期については、毎月継続利用しても無理なく支払える額の電話代行サービスを選んだほうが良いでしょう。
⑤弁護士事務所での導入事例がある
「初めて電話代行サービスを利用するから、どれを選べばいいかわからない」とお困りの場合は、弁護士事務所での導入事例がある電話代行サービス業者を選ぶと安心です。
知り合いの弁護士先生に聞いてみるのもよいですし、気になった電話代行サービスがあれば「弁護士や法律事務所での利用事例はありますか？」と問い合わせてみましょう。
電話代行サービスの中には弁護士業務に深い理解のある業者、プランなどもありますので、比較検討しつつご自身に合った電話代行サービスを探してみて下さい。
電話対応に困ったら、ぜひスマイルコールの電話代行サービスへ！
本記事では電話代行サービスが弁護士におすすめな理由、利用に向いている弁護士の特徴や選び方のポイントをご紹介しました。
弁護士にとって「案件数を維持すること、および増やすこと」は事務所を経営していくために最重要といえます。
現在十分な案件数を抱えていたとしても、それが終わったあとに集客ができない、受任件数が伸びないとなれば経営・運営が成り立たなくなります。
そして弁護士事務所において電話というのは、“顧客との窓口”になる重要な手段です。
弁護士や法律事務所へ相談される方々は、何らかの悩みやトラブル、不安、怒りを抱いているケースが多いです。よって電話対応が遅かったり、対応の質が低かったりすると、事務所や弁護士そのものに対する印象も著しく低下してしまいます。
また、電話対応を行う事務スタッフを新規雇用しようと思っても、応募が来なかったり教育を施す時間が取れなかったりというケースも珍しくありません。
とりわけ独立してすぐの弁護士、および少人数運営の法律事務所においては、こうした問題が顕著です。
「不在時に受電があった場合に対応をしてもらい、新規案件につなぎたい」
「丁寧な電話対応を行いたいが、スタッフの雇用が上手くいかない」
「教育の手間や時間が不要な“即戦力”に電話応対をしてもらいたい」
このようなお考えをお持ちの弁護士先生方は、ぜひ電話代行サービスをご活用ください。
スマイルコールでは格安電話代行サービスをご提供中です。
弊社では徹底した教育を受けたオペレーターが電話対応を担当いたします。
ご依頼者様や提携事業者様からのご連絡・お問い合わせ電話をいただいた折には、情報漏洩などにも細心の注意を払いながら一次対応を行います。
またご用件や頂いた伝言等については、メールや会員アプリ、WEBの会員ページにて即時報告を実施。先方からのご依頼にも素早く対応できる仕組みゆえ、新規受任など機会損失の防止にもつながります。
電話代行サービスのご利用をご検討されている弁護士先生方は、ぜひスマイルコールまでご相談下さい。