起業して会社を立ち上げたり、個人事業を営んだりしている方にとってストレスになりがちな「迷惑電話」。中には断ってもしつこく勧誘してくる、個人情報を聞き出そうとするなど悪意を持った電話も少なくありません。
頻度によっては業務に支障が生じる場合もあり、「できることなら迷惑電話がかかってくるのをシャットアウトしたい」「鬱陶しい」と思うのも無理はないでしょう。
そこで本記事では、迷惑電話をシャットアウトするための対策について解説します。迷惑電話にお悩みの方や、これから起業される方はぜひご参考にしてみて下さいね。
もくじ
迷惑電話の種類
会社や個人事業主にかかってくる迷惑電話の多くは、サービスの営業やリース契約などの勧誘（セールス）電話です。
その他には無言電話やいたずら電話などの嫌がらせを目的とした電話、間違い電話、非通知電話といった不審な電話、詐欺電話などがあります。
事実、「株式会社社長のきもち」が過去に行った調査によれば、対象者（中小企業の従業員1073人）のうち約3割が『営業電話が毎日来る』と回答。また全体の約6割は『週に一回は来る』と回答しているなど、勧誘系の電話の割合・頻度はかなり多いといってよいでしょう。
- 勧誘セールス電話
商品やサービスの紹介とともに購入・加入の勧誘をしてくる電話。断っても何度もかかってくるケースが多くみられます。 - 無言電話・いたずら電話
無言電話（いたずら電話）はいわゆる嫌がらせ行為のひとつで、電話に出ても無言のまま切るケースが多く見られます。単なる嫌がらせ・妨害行為の場合もあれば、対個人事業主・フリーランスの場合はストーキング目的でかけてくるケースもあり、警戒が必要です。 - 間違い電話
単なる間違い電話であればそこまで問題がありませんが、詐欺目的でわざと間違い電話をかけてくるケースもあります。 - 非通知電話
発信時に「184」をつけると非通知で電話をかけることができますが、これを悪用してセールス、詐欺などの電話をかけてくるケースがあります。非通知着信の場合、発信元がどこなのかを把握できないため厄介です。 - 詐欺電話
会社であっても、いわゆる「振り込め詐欺」の電話がかかってくるケースがあります。
また会社や個人事業主に対する詐欺電話については、「厚生労働省から委託を受けて補助金・助成金の診断を行っている」などのウソをついて虚偽の申請書を作成・提出し、高額な着手金をだまし取る手口などが有名です。
参考：厚生労働省「助成金に関する勧誘にご注意ください」（PDF）
迷惑電話がもたらす“リスク”とは？
迷惑電話と聞くと「断ればいい」「無視すればいい」と思う方もいらっしゃるかもしれません。しかしながら、実際に迷惑電話が頻繁にかかってきた場合は以下のようなリスクが生じます。
電話対応のせいで業務効率が落ちてしまう
事業を営んでいると実にさまざまな電話がかかってきます。よって「迷惑電話が来るから電話は取らない」といった対策は現実的ではありません。
取った電話が迷惑電話であり、またなかなか切らせてくれないような場合には、その対応に時間を費やさざるを得なくなります。
電話対応の時間が増えるほどメインの業務に割ける時間も減ってしまいますので、当然ながら業務効率はダウンしてしまうでしょう。
仮に迷惑電話1件につき5分を費やしたと仮定すれば、1日に20件かかってくると100分のタイムロスです。
集中力が低下してしまう
業務に集中して取り組んでいるときに迷惑電話がかかってくると、その時点で作業を中断せざるを得なくなり、集中が途切れます。
再び集中を高めて最大の業務効率に達するまでには時間がかかるため、迷惑電話がゼロの状態に比べるとどうしても業務効率は落ちてしまいます。
自身や従業員のストレスが溜まる
迷惑電話の件数が多くなると、対応に当たる自身や従業員の業務が進まなくなってしまいます。また迷惑電話の中には、暴言や悪質なクレームを含むものもあります。
このような環境では本来のパフォーマンスが発揮できないだけでなく、ストレスや疲労が溜まりやすくなり、心身に影響を及ぼす可能性もあるでしょう。
社員名などの情報漏洩につながる
迷惑電話の中には従業員の氏名や在籍状況といった内部情報を調べる“探りの電話”も多いものです。こうした迷惑電話に対し正直に答えてしまうと、情報が流出してしまう恐れがあります。
すぐにできる！迷惑電話の対策方法は？
ここからは、今日からできる迷惑電話対策について解説していきます。
迷惑電話への対応については、会社名、担当者名、用件を聞いた上で断るのが基本の対応となります。
ただ、それはあくまでも「かかってきた電話への対応」であり、根本から迷惑電話を減らす対策には別の対策が必要です。
電話やスマートフォンの迷惑電話対策機能を利用する
最も簡単な対策としては、電話機やスマートフォンの迷惑電話対策機能を活用する方法が挙げられます。
- 常に留守番電話機能を使い、必要な電話のみに折り返す
- ナンバーディスプレイを活用し、知らない番号の電話には出ない
- 迷惑電話を切断しやすい音が流れる機能を使用する
スマートフォンの場合は非通知でない限り発信元の電話番号が表示されますので、知らない番号からかかってきた場合はWEB検索をして不審な電話かどうかを判断することもできます。
よく連絡を取る取引先や顧客の番号については、アドレス帳へ登録しておけば問題ありません。
これらの対策により「すべての電話に出ない」を徹底することで、迷惑電話に割く時間と手間を大きく省けます。
着信拒否にする
何度も同じ発信元から迷惑電話がかかってくる場合には、着信拒否してしまうのも手です。
契約している電話プランや電話機によっては、指定の電話番号への着信拒否はもちろん、非通知からの発信を拒否する機能が利用できる場合もあります。うまく活用してみましょう。
自動音声応答サービスを活用する
自動音声応答サービスとは、まず音声ガイダンスで通話をつないだあと、有人のナビダイヤルへ接続してくれるサービスを指します。
具体的には、コールセンターや問い合わせ窓口などで流れる「○○についてのご相談は1を、それ以外は2を押してください」というガイダンスが該当します。
担当者につながるまでにワンクッション置くことで、迷惑電話をかけてきた相手が面倒くさがって電話をかけることを諦めてくれる可能性が高くなります。
録音機能つきの電話機を活用する
固定電話を引いている場合は、コールセンターなどで利用されている録音機能付きの電話機、または外付けで通話録音ができる機器を使ってみるのも良い方法です。
特に通話と同時に自動録音されるタイプの機器や、通話が録音されていることを自動音声で通知してくれるタイプの機器なら、迷惑電話をかけてきた相手へのけん制効果が高いでしょう。
通話をつなげて被害に遭った場合も、録音をしておくことで迷惑行為の証拠が残ります。
警察に相談する
迷惑電話の内容・頻度が悪質な場合や実害が生じている場合には、警察などの法的機関に相談することをおすすめします。
相手の情報や電話の頻度、通話音声の録音データなどを提出したうえで相手の不当性が認められれば、法的措置を講じる事が可能です。
電話代行サービスを利用する
ご自身や従業員で迷惑電話に対応しきれない場合には、電話代行サービスを活用する方法もあります。
電話代行サービスでは専任スタッフが電話対応を代行してくれるため、電話対応に手間や時間を費やさずに済みます。迷惑電話以外の必要な電話についても丁寧に応対をしたうえで内容、発信元を通知してくれるため、本当に必要な相手のみに折り返しの連絡が可能です。
迷惑電話対策には電話代行サービスの利用がおすすめ！
本記事では営業・勧誘・嫌がらせ目的の迷惑電話への対策方法についてお伝えしました。
電話番号を公表して営業をしている会社・事業主の場合、迷惑電話をゼロにするのはかなり難しいことだといえます。事実、起業した方にお伺いすると「何度も同じ業者から迷惑電話がかかってくる」「顧客から理不尽なクレーム電話がかかってくる」といったご経験がある方はかなり多く見られます。
ご自宅で個人でお仕事をされている方の場合はストーカー被害に発展する恐れもあり、「たかが電話」と見過ごすことは危険だといえます。
- 迷惑電話が頻繁にかかってきて業務が進まない
- 電話に出てしまうと個人情報が流出しそうで怖い
- 取引先からの必要な連絡にタイミングよく出られず、商機を逃してしまわないか不安
このようなお悩み・ご不安を抱えている方や、すでにお困りごとがある方は、ぜひスマイルコールの電話秘書代行サービスをご検討ください。
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- 電話対応について徹底した教育を受けた専任オペレーターが丁寧に応対
- オプションで内線電話のようなお電話取次ぎも可
なお、一般的な電話代行サービスでは月○コールまで基本料金、という料金設定をしているケースが多く見られます。
このコール数に迷惑電話や営業電話が含まれるのか心配される方は多いですが、スマイルコールの電話秘書代行サービスでは迷惑電話・営業電話をコール数にカウントしておりません。
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