物件などの不動産を販売・賃貸提供する不動産業。近年は大手メーカーや地元メーカーのみならず、個人単位・小規模企業の参入も増加傾向にあり、投資ジャンルでも注目を集めています。
そんな中、不動産業によくあるのが「不在時の電話対応が難しい」というお悩みです。
特に少人数で営業している会社・事務所については、電話対応を営業スタッフが兼任しているケースも多く、電話に出られないケースも多いようです。
また事務所にいたとしても、書類や資料作成などの業務に追われており、電話対応が大きな負担になる場合もあります。
こうした事情もあり、最近では「電話代行サービス」の利用を検討される事業者が増えつつあります。
とはいえ、実際に利用するとなるとコストだけではなく「どんなメリットが得られるのか」「どんなサービスが受けられるのか」が気になりますよね。
そこで今回は、不動産業者様へ向けて電話代行サービスがおすすめな理由、利用するメリットを解説いたします。電話代行サービスの主なサービス内容についてもご紹介しますので、ぜひご参考にしてみて下さい。
もくじ
不動産業でありがちな電話のお悩み
あなたは不動産業を営むうえで、このようなお悩みを抱えていませんか？
- 業務上外出の機会が多く、事務所にかかってきた電話になかなか出られない
- 電話経由での新規顧客の問い合わせや相談などを取りこぼしてしまいがち……
- 書類作成などの業務に追われている中、電話が次々にかかってきてストレス
このような電話対応に関するお悩みは、電話代行サービスを利用することで解決する可能性が高いでしょう。
理由については、次項から順を追って解説します。
不動産業者に電話代行サービスがおすすめな理由
不動産会社に電話代行サービスのご利用をおすすめする理由は、人手不足を解消し、業務効率化や業績アップが期待できるからです。
外出が多くても電話対応が可能になる
不動産業を営んでいると外でのお打ち合わせや内見への同行、物件オーナーざまとの話し合いなどで外出の機会が増えがちです。
近年は新規顧客獲得のためにWEBマーケティングへ力を入れる不動産会社も多いですが、地元の潜在顧客をキャッチするにはポスティングなどの地道な販促活動も重要です。
（高年齢層を対象とした物件では、チラシ、看板などのアナログな販促のほうが目に留まりやすい場合があります）
電話代行サービスを利用して「いつでも電話に対応できる環境」を作ってしまえば、ご自身や事務所のスタッフが出払っていたとしても顧客からの電話に対応できるようになります。
業務の一部を外注して負担減、効率化が実現する
近年ではコストカットのために事務スタッフの稼働を制限したり、そもそも事務スタッフを雇用せず営業が事務作業を兼任するケースも増えてきました。
特に少人数で経営されている不動産会社においてはこの傾向が顕著であり、電話に出られないだけではなく、営業一人あたりの負担も大きくなりがちです。
電話の頻度によっては重要書類の作成や提案資料の作成、商談といったコア業務に支障が及ぶ場合もあるでしょう。
また、事務スタッフを採用したくとも、そもそもなり手がおらず人手不足に陥っているケースも少なくありません。
電話代行サービスを利用すれば、電話対応業務の一部（またはほとんど）を外注することができます。
これまで電話対応に追われていた営業スタッフも業務の負担が減り、リソースを重要な営業業務へ割けるようになるのです。
不動産業で電話代行サービスを利用するメリット
電話代行サービスを利用すると外出時に電話対応をしてもらえるほか、業務負担の軽減につながることをお伝えしました。
そして、不在時対応や業務負担の軽減が叶うと、さまざまなメリットが得られます。
- 顧客からの印象アップにつながる
- 機会損失を防ぎつつ顧客獲得のチャンスが生まれる
- 業務効率化によって業績アップやムダなコストの削減につながる
- スタッフを雇うのに比べコストが抑えられる
それぞれくわしく見てみましょう。
顧客からの印象アップにつながる
電話口での丁寧な対応は会社や事業に対するイメージアップにもつながります。言い換えれば、将来のお客様を増やせる可能性が高まるのです。
顧客目線でいえば、電話口での対応が悪いとその会社そのものへ良くない印象を持ってしまうもの。
電話というツールは、顔が見えない分声のトーンや言い回し、会話のペースなどで「相手を尊重しているかどうか」が表れやすいといえます。
電話対応について嫌な印象を持たれてしまった場合、その後の営業活動に影響が及ぶ可能性もあるでしょう。
電話代行サービスでは電話対応における接遇マナー教育を受けた、プロの専任オペレーターが顧客対応を行います。
丁寧な受け答えや相手へ配慮した言い回しにて対応を行ってくれるため、顧客からも良い印象を持たれやすいでしょう。
機会損失を防ぎつつ顧客獲得のチャンスが生まれる
電話代行サービスは機会損失の防止にも効果的です。
事務所にかかってくる電話の中には、物件の空室問い合わせなど顧客獲得に直結する可能性がある電話も少なくありません。
電話に出られないということは、こうした見込み顧客をみすみす取り逃している都も言い換えられます。
後から折り返したとして、電話があったことに気付くのが遅いと、別の不動産会社に顧客が流れてしまいます。
しかし電話代行サービスを利用していれば、顧客から電話があった時即座に通知してくれますので、折り返し連絡のタイムラグを最小限にできます。
他社への顧客流出を防ぎつつ見込み顧客の獲得機会を増やせるとなれば、電話代行サービスを利用しない手はありません。
業務効率化によって業績アップやムダなコストの削減につながる
事務所にかかってくる電話には営業・勧誘電話やいたずら電話なども含まれます。
限られた業務時間の中でこうした電話にいちいち対応していると、時間がいくらあっても足りなくなってしまいます。
1件だけならその場で切ればよいですが、立て続けに何件もかかってくると鬱陶しさは計り知れないでしょう。
また、業務に集中しているときに電話対応が挟まると、そこで集中力が途切れて業務効率も低下してしまいます。
電話代行サービスへ電話対応を一任してしまえば、ご自身やスタッフは業務にのみ集中して取り組めるようになります。
集中できる環境が整うことで業務効率も上がり、業績アップにもつながるでしょう。
生産性の向上によって残業時間が減れば、人件費も抑えられます。
スタッフを雇うのに比べコストが抑えられる
事務スタッフを雇用する場合、採用活動や教育・研修にコストがかかります。またスタッフが在籍している間は人件費も必要です。
電話代行サービスなら数千円台から利用可能であり、スタッフに支払うコストより大幅に安い価格で電話対応を一任できます。
またスタッフを雇う場合は離職してしまえば、再び一から採用・教育を行わなければならず、そのコスト・労力が負担になるケースもあります。
もちろん、電話対応以外の事務作業も一任したいのであればスタッフを雇ったほうがベターな場合もあるでしょう。
しかし電話対応のみがネックになっているのであれば、電話代行サービスで外注してコストを抑える方法がおすすめです。
電話代行サービスの主な内容
電話代行を依頼した場合、以下のような機能、サービスが利用できます。
- かかってきた電話への対応（一次対応として伝言や取次など）
- 電話について用件、相手の氏名、会社名の記録
- メールやアプリ、チャットツール等での即時報告
- 固定電話番号レンタル
応対にあたるスタッフはオペレーターの専門教育を受けた電話対応のプロですので、安心して依頼が可能です。
なお、不動産業専門の電話代行サービスにおいては、物件の問い合わせへの回答や図面の案内、内見の予約・案内などを代行してもらえる場合もあります。
1つのプランでどこまで対応してもらえるのか
1つのプラン内でどこまでの範囲のサービスに対応しているかは、業者によっても大きく変わります。また業者によってはプランを複数用意していたり、オプションで機能を追加できたりするところもあります。
オプションの例
- 内線取次
- フリーダイヤル（0120）の利用
- 貸出番号での発着信
- FAXの利用
- 電話での即時報告
なお、オプションの内容・料金についても業者ごとに異なりますので、電話代行サービスを探される際には必ず確認しておくことをおすすめします。
コール数とオーバーコールについて
電話代行サービスでは「月に50コールまで」など、プランや業者ごとに既定の「コール数」を設けています。
このコール数を超過した場合は、オーバーコール料金として一件につき数百円が従量課金される仕組みです。
なお、営業電話やいたずら電話については規定コール数にカウントしないのが一般的です。
コスパ抜群の電話代行サービスならスマイルコール！
本記事では不動産業にフォーカスし、電話代行サービスの利用がおすすめな理由やメリットを解説しました。
電話代行サービスの中には伝言・取次など一次対応のみを行うもののほか、事前のヒアリング・研修によってより深い応対サービス（物件への問い合わせの対応、内見予約など）に対応しているものがあります。
ただ、後者については不動産というジャンルゆえ、幅広く深い専門知識が必要になります。
よって不動産業専門の電話代行サービスについては、相場よりも高めの料金設定になっているケースがほとんどです。
スマイルコールでは、格安の電話秘書代行サービスをご提供しております。
お客様や関連企業様などから頂いたお電話は伝言をお預かりし、ご依頼者様へメール・会員アプリにて即時通知。お手すきのタイミングでご確認いただけますので、ご多忙な営業担当者様にもおすすめです。
また、スマイルコールではオプションのご利用にて内線取次も承っております。お電話を承った際にはご指定のお電話番号へ取次をいたしますので、折り返し電話等のタイムラグも発生しません。
さらに、内線取次をすることで「事務スタッフが在籍している」という印象をより強く残せるため、お客様からの印象アップにもつながります。
少子化のため不動産業においても“顧客の取り合い”が激化する中、『レスポンスの良さ』は顧客が不動産会社を選ぶ大きな要素となりえます。
「少しでも安く、プロのオペレーターが対応してくれる電話代行サービスを探している」という不動産業者様は、ぜひスマイルコールの電話代行サービスをご検討ください。