「電話代行サービスをなるべく安く利用したい！」という方は多く見られます。電話対応を外注することで業務効率化、ひいては生産性の向上が期待できる電話代行サービスですが、中には格安で利用できる業者もあり、大変人気です。
とはいえ、いざ自分が利用するとなると「安い＝質が悪いのでは？」「安心して使えるの？」というふうに、様々な疑念がわいてくるのではないでしょうか。人によっては「自分の業種・働き方に応じてカスタマイズしたい」といった要望も出てくるでしょう。
そこで今回は、電話代行サービスが安い理由、失敗しない格安電話代行業者の選び方について解説いたします。本記事を参考にしていただき、コストを抑えながら賢く電話代行サービスを活用してみましょう！
もくじ
電話代行サービスの利用が広がる背景と相場
近年は働き方の多様性が広がっており、フリーランスや個人事業主として働いたり、会社を立ち上げて働いたりする方も増えつつあります。業種や勤務形態によっては、ご自宅やコワーキングスペース、シェアオフィスなどの“固定オフィス以外”を使って働かれている方も多いです。
こうしてお一人やごく少人数で起業される方が増えた今、「電話対応まで手が回らない」というケースも多数見聞きします。そして不在時や手が離せないとき、固定のオフィスや固定電話を持っていない場合にも電話対応を代行してもらえるのが「電話代行サービス」です。
最近では月数千円程度の格安で利用できる電話代行サービスも増えており、忙しい起業家、フリーランサーにとってありがたく便利なサービスとして注目が集まっています。
電話代行サービスを利用するメリット
電話代行サービスを利用するとさまざまなメリットがあります。
- 電話対応の手間と時間を省ける
- 業務中の集中力が途切れにくくなる
- 業務効率や生産性の向上につながる
- 不在時や商談中でも商機を逃しにくくなる
- 固定電話番号が利用できるようになる
- 会社や事業のイメージアップにつながる
ご自身や従業員の代わりに電話応対をしてくれるので、業務中に手を止めたり、集中力を欠いたりすることもありません。結果として業務効率アップ、生産性向上にもつながるでしょう。
また、営業などで外出しているとき、商談中で電話に出られないときにかかってきた電話にも対応してもらえるので、商機を逃しにくくなるメリットもあります。固定電話番号が利用できるため会社や事業に対するイメージアップにもつながるでしょう。
電話代行サービスの相場
電話代行サービスの料金相場は月のコール数によっても変わってきますが、平日のみ対応＆50コールまでなら月5,000～10,000円、100コールまでなら月8,000～15,000円までが相場となっています。土日祝や24時間対応の場合は割高になる場合が多いです。
コール数の規定を超えた受電（コールオーバー）については1件あたり100～200円が相場ですが、業者によってはそれ以上の料金を取る場合もあるようです。
格安電話代行サービスが安いのはなぜ？
電話代行サービスを格安で提供できるのにはさまざまな理由があります。主な理由としては以下の3つが挙げられるでしょう。
電話対応の範囲に制限がある
料金が高めの電話代行サービスでは、一次対応だけではなく顧客からの問い合わせへの返答、受注対応や発注対応などを行ってくれるところもあります。
これは依頼主の会社・事業に関するヒアリングや研修、FAQ作成などを行うからできることであり、事前準備や対応のコストが料金に上乗せされています。
一方格安の電話代行サービスでは、「一次対応のみ」「一次対応と取次のみ」というふうに、対応範囲を制限してサービスを提供しているケースがほとんどです。
シンプルな機能のみを提供するためコストが抑えられ、低価格で利用可能となっています
対応オペレーターが少数精鋭
高額な電話代行サービスでは、コールセンターで多くのスタッフを雇用して対応に当たります。人件費や維持費等が料金に加算されているため金額が高くなるのです。
一方、格安の電話代行サービスでは少数精鋭、必要最低限のオペレーターが対応に当たっているケースが多く見られます。
そのため格安プランではコール数が少なめ（50コール程度）に設定されていますが、人件費を抑えられるぶん、低価格でのサービス提供ができるというわけです。
応答内容が固定されている
機能が多い高額プランなどでは、ヒアリングや研修などを経てオーダーメイドに近い対応ができる場合もあります。
一方、格安の電話代行サービスでは「電話がかかってきたら席を外している旨を説明し、相手の名前や会社名、伝言を頂戴する」というふうに、応答内容が固定されているケースが多いです。
応答内容が固定されているためマニュアル作成などの事前準備が必要なく、準備にかかるコストが上乗せされることもありません。
格安電話代行サービスでは、こうした細かなコストカットが反映されているのです。
自分に合った安い電話代行サービスの探し方
電話代行サービスを快適に利用し続けるには、「安いだけ」ではなく「自分に合ったサービスが受けられるか」も重要です。
安いから……と価格だけで選んでしまうと、自分のニーズに合わなかったり、使い勝手が悪かったりして、結果として満足度も低くなってしまうでしょう。
今後の失敗を防ぐために、「安くて自分に合った電話代行サービス」を選ぶためのポイントをしっかりと把握しておきましょう。
①金額がサービス内容に見合っている
安い電話代行サービスの中には「確かに安いけれど本当に最低限の機能しかない……」という業者も存在します。
このようなサービスは「電話に出てくれさえすればいい」という方には最適ですが、プラスアルファの対応（即時報告、内線取次など）を求める方は不満を感じる可能性があります。
安さはもちろん重要なのですが、失敗を防ぐためには「安くてサービスが充実しているか」、もっと言えば「自身にとって必要なサービスが含まれているか」を軸に選ぶようにしましょう。
また、コール時の通話料がプラン料金に含まれているか、別途必要なのかも必ず確認しておきたいところ。通話料がプランに含まれている業者なら、余計な出費を抑えられます。
②対応時間・コール数が適切である
電話代行サービスを選ぶ際には対応時間やコール数をチェックしましょう。
一般的な格安電話代行サービス・プランでは、月50コール以内・平日日中の対応となるケースがほとんどです。
（業者によってはプランをアップグレードすることで対応時間を変更できたり、コール数を増やせたりする場合もあります）
また超過した場合は1件につきいくらかかるのか、営業電話はカウントに入るのかといった点も必ず確認しておきましょう。
③信頼できる格安電話代行サービス業者である
安い電話代行サービスを選ぶときには、信頼できる業者を選ぶようにしましょう。
電話代行サービスの中には個人で代行を請け負っているところもあります。
もちろんそのような業者が悪いわけではありませんが、安定性やオペレーションの品質、サポート体制については、会社が運営している電話代行サービスのほうがどうしても勝ります。
長く利用するご予定であればなおのこと、信頼できて安定性に優れている業者を選ぶようにしましょう。
④プランやオプションで柔軟なカスタマイズができる
電話代行に併せて「内線取次」「フリーダイヤル」「住所貸し」などを利用されたい場合は、オプションまたはプラン変更で利用する形になります。
基本プランだけでは事足りない場合は、利用者のニーズに合わせた柔軟なプランやカスタマイズオプションを提供している電話代行サービスを選ぶとよいでしょう。
安い電話代行サービスを選ぶときの注意点は？
巷にはワンコインで利用できるような安い電話代行サービスも登場しており、その安さに目が行きがちですよね。ただ、電話代行サービスを申し込む際には、安さだけに注目するのではなく、幅広い観点でチェックすることをおすすめいたします。
コール数を超えたあとの追加料金に注意
電話代行サービスのほとんどは「コール上限数」が設定されています。
これはプランによっても異なりますが、50～200コール内の対応であればプラン料金のみで利用できるようになっています。そして既定のコール数を超えると、1件超過につき○○円など、従量制で追加料金がかかるケースが多いです。
ここで気を付けたいのが「規定コール数が少なすぎないか」「従量課金の金額が高すぎないか」という点です。
基本のプラン料金が安くとも、規定コール数が少なかったり、超過分の追加料金が高かったりするとトータルで見たときのコストは高くなってしまいます。
よって格安電話代行サービスを利用する場合は、まず「月に何件くらい電話がかかってくるか」を考慮してプランを選ぶことが重要。
毎月数十件～数百件単位で電話がかかってくるようならば、多少高くても規定コール数が多いプランを選んだほうが結果的に得をする可能性があります。
「コール数以内には収まりそうだけれど、たまに電話の多い月がある」という場合は、追加料金が安い電話代行サービスを選ぶか、オーバーコール料金が安いサービスを選ぶとコストを抑えやすいでしょう。
オプション料金が高すぎないかを確認する
電話代行サービスのオプションには内線取次、即時電話連絡、フリーダイヤルの使用など便利なものが多く見られます。
格安電話代行サービスだと「オプションを付けても安い」と思われがちですが、業者によっては基本プランを安く設定し、オプション価格を相場より高めに設定しているケースもあるので注意しましょう。
複数の電話代行業者を比較検討されると違いが分かりやすいです。
成果型報酬プランを避ける
成果型報酬プランとは、対応した電話代行の件数に応じて料金が発生するプランのことを指します。
成果型報酬プランの場合、基本料金が非常に安くリーズナブルに感じます。また電話が月に1～5件程度しかかかってこない場合にはお得に利用できるのですが、それ以上の頻度で電話がかかってくる場合だと月額制に比べて割高になってしまうケースが多々見られます。
極端な話ですが、1件500円の成果型報酬プランで50件電話がかかってくれば、それだけで25,000円になってしまうということです。
表面的な安さだけに注目するのではなく、プラン料金の仕組みについても必ずチェックしておきましょう。
稼働時間がニーズにマッチしているかチェック
勤務形態がイレギュラーな場合は、電話代行サービスの稼働時間についても必ず確認しておきましょう。電話代行サービスは基本的に平日の9時～18時ごろまでの対応としているところが多いからです。
また、土日祝や24時間対応が可能な業者・プランも提供されていますが、平日コアタイムプランに比べるとやや割高に設定されているケースが多く見られるため、こちらもチェックしておきましょう。
人間のスタッフかAI応答か
格安の電話代行サービスの中にはAI音声で応答をしているものもあります。
近年、AI音声での応対技術は向上し続けていますが、実際の応対品質については事前に確認することが難しいケースも多いです。また客層によっては人間のスタッフによる応対のほうが好ましいケースもあるでしょう。
AIによる応対がご不安な場合は、人間のオペレーターが対応してくれる格安電話代行サービスに絞って比較検討されることをおすすめします。
格安電話代行サービスならスマイルコールへ！
電話代行サービスには多種多様な種類があり、月々1,000円以下で利用できるものもあれば、月数万円以上するものもあります。
格安電話代行サービスは起業したての方やフリーランス、個人事業主に人気があり、コストを抑えながら電話代行（一次対応）が依頼できることが大きな強みです。
格安電話代行は顧客への提案、個別対応などきめ細やかな対応を求める場合には適さない場合も多いですが、「一次対応のみしてくれれば十分」「細かなやり取りは取り次いでくれれば自分で行う」という方にとってはぴったりのサービスだといえるでしょう。
スマイルコールでは格安の電話代行サービスをご提供しております。
スマイルコールの電話秘書代行サービスの特徴
- 業界の中でもリーズナブルな月額6600円～の格安でご利用OK！
- 専用電話番号（03、050）を利用可 ※0120もオプションでご利用可
- ご指定の社名、屋号等にてお電話対応を実施！
- 応対内容はメール・アプリ通知にて即時報告
- 電話対応について徹底した教育を受けた専任オペレーターが丁寧に応対
- オプションで内線電話のようなお電話取次ぎも可
月々6600円とリーズナブルながらも、高品質のオペレーターによる応対、報告など高いクオリティのサービスがご利用いただけるため、電話対応でお困りの方はぜひご利用をご検討ください。