近年人気の電話代行サービス。自身が不在でも、手が空いてない時でもプロのオペレーターがかかってきた電話の応対をしてくれるため大変便利です。
ただ、電話代行サービスと一口に言ってもその種類は千差万別です。初めてご利用になる方にとっては「どの電話代行サービスを選べばいいの？」と迷われてしまうのではないでしょうか。
本記事では、電話代行サービスを比較する際のチェックポイントや注意点、事業規模別のおすすめ電話代行サービスについて解説します。
本記事をご参考にしていただきながら、ご自身に合った電話代行サービスを選んでみましょう！
もくじ
電話代行サービスとは
電話代行サービスとは、会社や個人事業主宛にかかってくる電話の応対を代行するサービスです。
指定の固定電話番号へ電話がかかってきた際には、専任のオペレーターが代わりに応対を行い、用件、電話相手の氏名や会社名などを記録します。
応対履歴については利用者へ報告を行うため、いつ誰からどんな用件で連絡が来たのかが把握可能です。
近年では在宅で働くフリーランス、法人企業も増えつつあります。また特定のオフィスを持たず、バーチャルオフィスやコワーキングスペースなどを活用しながら訪問型ビジネスを営む方も増えました。
また中小規模以上の企業でも、オフィスの縮小、および電話応対を外注しコストダウンをはかるケースが増えています。
「その場に居らずとも電話応対ができる」電話代行サービスは、まさにこうした新たな働き方のカタチにフィットするサービスといえるでしょう。
電話代行サービスを比較検討する時のポイント8つ
電話代行サービスを比較するといっても、何を基準に比べれば？ という方へ向け、本項では「比較検討時にチェックしたいポイント」を8つご紹介します。
8つのポイントをもとに絞り込んでいくことで、自社やご自身に合った電話代行サービスが選べるようになりますよ。
求めるサービスがプラン内に含まれているか
電話代行サービスを比較検討する際には、まず「どんなサービスを必要としているのか」を明確にしておきましょう。
「電話の応対と報告だけ利用できればいい」という方であればシンプルか電話代行サービスプランで事足りるでしょう。
一方、「24時間対応してほしい」「内線取次もしてほしい」となれば対応するサービス、プランを扱っている業者を選ぶ必要があります。
必要条件を明確にした上で対応できる業者を選び、その上で料金、コール数などで絞っていくとスムーズに決められます。
プランや追加料金などの価格設定は妥当か
電話代行サービスを選ぶ際には、サービスに対しプラン料金、追加料金などが妥当であるかもチェックしましょう。
同じサービスを提供していても、A社では月5000円なのに対し、B社では月7000円……という事例は少なくありません。
また、規定コール数を超過したときのオーバーコール料金や、オプションの料金についても比較してみましょう。
オペレーターの質が高いか
電話代行では、オペレーターの応対によって受ける印象が大きく変化します。
電話口では顔が見えないため、先方は言葉遣いや言い回し、会話の運び方から「この相手は信頼できるかどうか」を判断します。
オペレーターがきちんと電話対応の教育を受けており、丁寧な受け答えができる業者は信頼できるといってよいでしょう。
業者によってはWEBサイト上に音声サンプルや応対の例を載せているところもあるので、ぜひ参考にしてみてください。
報告のタイミング・頻度が適切か
電話代行サービスを利用すると、応対内容を報告してもらえる場合がほとんどです。
結論から言うと、入電があったら即報告してくれる電話代行サービスを選びましょう。
しかし、報告のタイミングや頻度、手段については業者によってもまちまちです。
報告が遅いとせっかく電話をもらっても折り返しが遅れたり、ビジネスチャンスを逃すことにもつながりかねません。
対応の範囲が提示されているか
電話代行サービスの対応範囲はサービスやプランごとに異なります。
ほとんどの場合、業者のWEBサイトには「かかってきた電話に応対し報告を行う」「かかってきた電話に応対し、取次を行う」「電話での商品・サービスの注文にも対応可能」など対応できる範囲が記載されています。
電話代行サービスを選ぶ際には、どの範囲まで対応してもらえるのかを必ず確認しておきましょう。
機能の追加、カスタマイズができるか
個別対応などを希望する場合は、サービスプランに求めている機能が含まれているか、オプションでどの程度までカスタマイズできるのかも確認しておきましょう。
オプションの種類や価格設定は業者ごとに特色があるので、じっくり比較検討してみてください。
口コミや評判が良いか
電話代行サービスが信頼に足るかどうかを知りたい場合は、口コミ・評判を検索してみるのもおすすめです。
サービスの使い勝手やサポート体制など、リアルな声をチェックすることで「申し込んだけど思っていたのと違った」という事態を防げます。
セキュリティとプライバシー対策は万全か
電話代行サービスでは自社（または自身の氏名、屋号）で応対をしてくれますが、その際にがセキュリティが万全か、プライバシーが守られているかも重要なポイントとなります。
情報漏洩が気になる方は、セキュリティ対策について業者へ問い合わせてみるのもよいでしょう。
またプライバシーマークを取得している業者、審査が丁寧な業者を選ぶのも賢い方法です。
こんな人におすすめ！事業規模別・電話代行サービスの選び方
ここまでは一般的な「電話代行サービスの選び方」についてお伝えしてきました。
しかし電話代行サービスを選ぶ際には、もう一つ重要な条件があります。それは「自身の働き方や事業規模に合ったサービスかどうか」という点です。
実際のところ、利用者が個人事業主の場合と、一定以上の規模の法人の場合では求めるサービスの内容、応対方法などが大きく変わってきます。
また電話代行サービスにいくらまで出せるのかといった、コスト（予算）についても事業規模によって異なるでしょう。
本項では、事業段階・規模に応じた電話代行サービスの選び方についてお伝えします。
個人事業主やフリーランスなら「格安電話代行サービス」がおすすめ
ご利用される方が個人事業主やフリーランス、小規模（数人程度）の法人として活動されている場合は、格安の電話代行サービスをおすすめします。
というのも、事業規模がよほど大きくない限りは、格安のプランで事足りるケースが多いからです。
たとえば当スマイルコールの電話代行サービスでは、月50コールまでご利用いただけます。
月50コールといいますと、1日に1～2回お仕事関係の連絡が来る計算です。これよりも連絡の頻度が少ない方であれば、追加料金などもなく毎月定額でご利用いただけます。
また以下の機能・サービスがプラン料金内に含まれています。
スマイルコールの電話秘書代行サービスで利用できること
- 固定電話番号の取得（03または050、オプション利用で0120も選択可）
- 専任オペレーターによる丁寧な一次対応
- 発信者の氏名、会社名、用件のお伺いと即時報告（報告はメールや会員専用アプリ、サイトで確認OK）
- 営業電話のシャットアウト（コール数から除外）
プラン内に含まれるサービスで賄いきれない機能をご要望であれば、オプションを利用していただくこともできます。（内線取次や入電時の電話報告など）
起業では「小さく始めて育てること」が鉄則です。
業種にもよりますが、個人事業やフリーランス、小規模企業としてスモールスタートする際には、安い電話代行サービスを利用してコストを少しでも抑えながら便利にビジネスを育てていく……という戦略がおすすめです。
中小企業はコール数多めのサービス・プランがおすすめ
法人を立ち上げて中小企業に成長すると、さまざまな取引先・顧客との関係性が育ってくるかと思います。このような場合は、規定コール数が多め（100以上）の電話代行サービス・プランを選ばれるとよいでしょう。
電話代行サービスでは既定のコール数を超過するとオーバーコール料金がかかりますが、従量制のため超過すればするほどコストがかさんでしまいます。
また従量課金のため上限がなく、超過数によっては「ひとつ上のプランを選んだほうが安かった」となる可能性もあるでしょう。
こちらも業種によって受電数はさまざまではありますが、ひと月に設定されたコール数が100～150コールであれば、よほどではない限りプラン料金内で収まるかと思います。
電話連絡の頻度が高いようならば、200コールなどに対応できるプランを検討してみてもよいでしょう。
大企業ならカスタマイズが柔軟なプランがおすすめ
大企業ではコールセンター提供の電話代行サービスを利用されている場合も多く見られます。
人員が多く配置されているため対応スピードにも安定感がありますが、人件費、打ち合わせ費、研修費等が利用料金に反映されている分コストは高めになる傾向があります。
また、大企業の場合には一次対応だけではなく、カスタマー対応（商品に関する問い合わせ、注文の受付、返品・交換対応など）などより高度な内容の応対を依頼するケースも多いです。
「この料金でこれだけ」という電話代行サービスよりも、オーダーメイドのようにカスタマイズができる電話代行サービスのほうがより満足度が高く、使い勝手が良いでしょう。
コストを抑えたい方におすすめ！スマイルコールの電話代行サービス
本記事では電話代行サービスを比較する際のポイント、事業の規模に応じた選び方について解説してまいりました。
近年は電話代行サービスが人気ということもあり、多種多様な業者が電話代行サービスへと参入しています。それゆえ「どの業者がいいのか絞り切れない」という方も多いのではないでしょうか。
スマイルコールでは電話対応の専門教育を受けたプロのオペレーターが応対を専任いたします。
クライアント様や顧客様からいただいたご連絡については、貴社名で対応。お名前、会社名、ご用件をうかがうとともに、ご利用者様へ即時メールにてご連絡を差し上げております。
また応対の履歴や詳細につきましては、会員専用アプリ・サイトからもご確認いただけます。だれからいつ、どのようなご連絡があったのかが手軽に確認でき、折り返しがスムーズに。ビジネスチャンスを逃しにくくなります。
オプションのご利用で内線取次やフリーダイヤルもご使用いただけるなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
- 格安で質の高い電話代行サービスを探している
- 電話連絡が月50コール以内で収まる
- 個人事業主やフリーランス、小規模会社を運営している
- AIではなくプロのオペレーターに対応してもらいたい
- 希望に応じて機能をカスタマイズしたい
- すぐに利用を始めたい
このような方は、ぜひスマイルコールの格安電話代行サービスをご活用ください！
お申込み、お問い合わせなども随時承っておりますので、ご不明点がございましたらぜひお気軽にご連絡ください。